OLV Ziekenhuis
Top in zorg

0365-documentatie

Inhoudstafel

Beste medewerker,

hierna vindt u naast handleidingen en video's voor de meest gebruikelijke acties in Office 365 tevens instructies die externe toegang tot mail en kalender faciliteren. Tenslotte herhalen we de belangrijkste informatie over de migratie van Lotus Notes mail en kalender naar Office 365.

We benadrukken nogmaals dat de mailadressen niet wijzigen bij deze overgang!

Gebruik ook uw persoonlijk Windows ID en wachtwoord om in te loggen op gedeelde mailboxen!

 

How to ... in Office 365

1) Hoe verzend ik een mail vanuit Office 365?

2) Hoe maak ik in Office 365 een mail handtekening aan? De werkwijze wordt toegelicht in de O365 nieuwsbrief #3 van zondag 13 september 2020.

3) Hoe plan ik in Office 365 een vergadering in?

4) Hoe stel ik in Office 365 een Out of Office bericht in?

5) Standaard kunnen uw collega's in uw agenda enkel zien of u beschikbaar bent of niet. Hier tonen we hoe u uw agenda (behalve de privé afspraken) kunt delen met een collega.

6) Hoe open ik de agenda van een collega?

7) Hoe beheer ik in Office 365 de regels om mails automatisch af te leiden naar bepaalde folders?

Externe toegang tot mail en kalender (van thuis of via persoonlijk device)

1) Hoe meld ik aan op de Office 365 webmail? (Toegang van buitenuit wordt extra beveiligd door gebruik van een token of een toegangscode die u via SMS krijgt)

2) Hoe installeer ik de Outlook Client op mijn smartphone? (Beheer van uw mail en agenda op uw smartphone vereist de installatie van de outlook client app op uw device)

3) Office 365 is ook beschikbaar via Citrix: op het tabblad "Apps" via de iconen "Office 365 Agenda" en "Office 365 Mail".

01

Algemene informatie omtrent de migratie van Lotus Notes mail en kalender naar Office 365

1) Iedereen werkt voor mail en agenda in Office 365. Toegang via onderstaande icoon op elke desktop:

02

2) Toegang tot O365 mail na ingeven van persoonlijk Windows ID en wachtwoord (zelfde als voor computer en Citrix)

3) Mails vanuit Lotus Notes zijn gedeeltelijk overgezet. De migratie wordt vervolledigd gedurende de volgende dagen.

4) Alle kalender items werden overgezet naar Office 365. U moet geen afspraken opnieuw inplannen in Office 365. (  Wijziging tegenover nieuwsbrief #2 paragraaf 4 puntje 3 !!!)

5) Out of office instellingen werden niet overgenomen. Die moet u terug ingeven in Office 365. Hoe stel ik in Office 365 een Out of Office bericht in?

6) Aandacht voor volgend scenario: persoon A heeft in Lotus Notes vóór de migratie een afspraak ingepland, persoon B heeft vóór de migratie geaccepteerd. Persoon A verzet deze afspraak vóór de migratie, persoon B accepteert niet vóór de migratie. In Office 365 zal deze afspraak voor persoon B verschijnen op de originele datum en zal er geen rescheduled item staan op de nieuwe datum. In dit geval is het aangewezen dat persoon A de afspraak in Office 365 wijzigt (bijv. een punt toevoegt aan einde van de titel) en de uitnodigingen opnieuw verstuurt. Op die manier krijgen alle deelnemers opnieuw een uitnodiging en verschijnt de afspraak als herpland item op de nieuwe datum in hun agenda.

7) Handtekening onderaan de mail moet door iedere gebruiker weer manueel aangemaakt worden in Office 365. De werkwijze wordt toegelicht in de O365 nieuwsbrief #3 van zondag 13 september 2020.

8) Voor elke gedeelde mailbox waar u toegang tot hebt zal er een icoon op uw bureaublad verschijnen.

03

9) Externe mailtoegang (van thuis of via persoonlijk device) zal tweestapsverificatie (MFA) vereisen. Dit blijft via MobilePASS indien u deze token nu reeds gebruikt.

In het andere geval zal u via SMS een code ontvangen om u te authenticeren.

10) Installeer de Outlook client op uw smartphone. Hoe installeer ik de Outlook Client op mijn smartphone?

Indien u hierbij problemen ondervindt kunt u op maandag 14 september van 8 tot 16 uur in vergaderzaal Hemelsblauw terecht voor support voor de configuratie van uw smartphone. Ga hier rechtstreeks naartoe en ga niet naar de prefab op de Keienberg.

11) Geen toegang meer tot Lotus Notes mails van voor 11 september 2020 via Lotus webmail en Lotus Notes smartphone app. 

12) Toegang tot Lotus Notes mail en archief van voor 11 september.

Tot september 2021: toegang tot IBM Lotus Notes client blijft om mails en archief van voor 11 september te consulteren. Geen nieuwe binnenkomende mails, die komen binnen in Office 365. Geen mogelijkheid meer om mails te versturen, dat moet vanuit Office 365 gebeuren.

Vanaf september 2021 geen toegang meer tot archieven van voor 11 september 2020 via IBM Lotus Notes client. Uitzondering: indien juridisch noodzakelijk. In dat geval steeds aanvragen via IT.